Você sabe o que é ERP?
A sigla ERP significa “Enterprise Resource Planning”, ou sistema de gestão integrado. Essa tecnologia ajuda os executivos da empresa a melhorarem os processos internos e integrarem atividades em diversos setores, como vendas, finanças, estoque e recursos humanos.
Por meio da consolidação de dados em uma única plataforma, isso torna o fluxo de dados corporativos mais flexível e fácil de compartilhar. Ao mesmo tempo, essa solução elimina a duplicidade de informações.
Quem opta por um ERP garante resultados e o acesso a insights, que contribuem para uma tomada de decisão acertada.
História do sistema ERP
O desenvolvimento de sistemas ERP começou há mais de 100 anos. O engenheiro da Ford Whitman Harris criou um modelo EOQ (Economic Order Quantity) para planejamento de produção. Ele foi utilizado por décadas até que a fabricante de ferramentas Black & Decker adotou outra solução para planejar as necessidades de materiais.
O novo método ficou conhecido como MRP (Material Requirements Planning). Na prática alguns conceitos de EOQ são implementados e integrados em computadores. Esta ferramenta foi utilizada por muitos anos até que uma nova metodologia foi desenvolvida em 1983, MRP II (Manufacturing Resource Planning).
Durante a evolução dos módulos e componentes, a arquitetura do software foi adaptada para incluir as atividades de compras e gerenciamento de contratos da empresa. O MRP II também permitiu a integração de dados e a troca de informações entre os departamentos da empresa para melhorar a produção e reduzir o desperdício.
A tecnologia evoluiu nas décadas de 1970 e 1980, assim como o MRP II. O conceito foi utilizado em várias atividades comerciais. Tanto que novas ferramentas começaram a abranger o setor financeiro, recursos humanos e vendas. Em 1990, esse sistema foi denominado ERP.
É importante entender que as soluções tecnológicas estão em constante evolução para fornecer cada vez mais recursos e benefícios para o negócio. Portanto, os instrumentos tendem a ser atualizados com frequência para acompanhar as mudanças do mercado.
Como funciona o ERP nas empresas?
Já pensou em ter um sistema que gerencie contas a pagar e contas a receber, verificação de vendas e acompanhamento de pedidos? Essa é a função de um ERP dentro de uma empresa.
A ferramenta também contribui para a gestão de recursos humanos, por exemplo, fornecendo informações sobre a produtividade da equipe. Consequentemente, os sistemas ERP facilitam o gerenciamento de dados de diversos setores da organização.
Esse recurso melhora o controle e o monitoramento do processo. Afinal, se cada departamento utiliza um software diferente, podem ser gerados erros nas informações que comprometem a capacidade de produção.
A integração de dados, por sua vez, aumenta a eficiência administrativa e agiliza os procedimentos. A comunicação entre as equipes também se torna mais eficiente e os problemas podem ser resolvidos rapidamente. O resultado é menos interrupções para clientes ou fornecedores.
Quer entender como esse processo funciona na prática? Veja um exemplo:
O ERP determina que as matérias-primas sejam enviadas para o departamento de fabricação. Este item é removido automaticamente do depósito e as informações do departamento de compras serão atualizadas. Dessa forma, fica mais fácil controlar a necessidade de aquisição de materiais.
Além disso, o sistema pode ajudar os departamentos de RH e financeiro. Outro exemplo: o gerente de recursos humanos insere os dados do funcionário e o gerente financeiro insere as informações de pagamento. Nesse processo, a solução verifica todo o ciclo para evitar enganos nos valores passados.
Por fim, o setor de marketing também pode utilizar softwares de gestão. Se você perceber que as vendas do seu produto estão caindo, você pode organizar campanhas especiais para mudar a situação e evitar prejuízos. Existem outros recursos oferecidos pelo ERP, sendo eles:
- simplificação de processos operacionais;
- união de inteligência e qualidade para as informações;
- gestão dos dados integrada;
- controle e cumprimento dos prazos;
- aumento da produtividade de toda a equipe.
Deu para ficar claro que todos os setores da empresa se beneficiam, não é mesmo? No entanto, saber o que é ERP é apenas o primeiro passo. Além da aplicação específica, essa solução também proporciona maior transparência das ações realizadas.
Quais são as vantagens de um sistema ERP?
Agora que você entendeu o que é um sistema ERP, você precisa entender exatamente quais resultados positivos sua organização alcançará. Quer saber os mais importantes? Veja abaixo!
1. Automação
Um sistema de gestão reduz o tempo que os funcionários gastam em tarefas burocráticas e repetitivas. O ERP automatiza as atividades e promove a estandardização dos processos adotando uma estrutura simples.
Assim, sua empresa poderá responder às requisições de forma rápida e com grande potencial de colaboração entre equipes de diversos setores.
2. Redução de custos
O software ERP tem o importante função de integrar as informações dos diferentes departamentos da empresa para facilitar o acesso aos dados.
Dessa forma, o gestor monitora melhor o caixa e identifica o valor necessário para dar continuidade às operações.
Isso lhe permite diagnosticar as medidas de redução de custos necessários sem comprometer a produtividade. A ferramenta também ajuda a identificar os níveis de estoque necessários.
O objetivo é evitar o excesso de estoque de materiais e trabalhar com estoque mínimo para evitar despesas significantes e oportunidades perdidas.
3. Suporte de vendas
O sistema ERP também permite acompanhar o desempenho da equipe de vendas e os produtos de maior faturamento.
Sendo assim, o gestor identifica se é necessário investir mais em determinado segmento, por exemplo, ou se a melhor estratégia é suprimir um elemento que não gera resultados significantes para a empresa.
A ferramenta também registra a venda de um produto parando automaticamente o item em estoque. Esse processo ajuda a evitar equívocos, por exemplo, na determinação das quantidades para venda, o que ajuda a reduzir os equívocos nas negociações.
Além disso, muitos sistemas de gerenciamento permitem que o gerente de estoque crie alertas para informar quando o estoque atingir um limite mínimo recomendado.
Com esses dados, é possível solicitar ao departamento de compras que faça um novo pedido ao fornecedor.
4. Transparência e Segurança
Os sistemas ERP criam um banco de dados corporativo centralizado, um cenário que proporciona maior transparência de processos e dados.
As atividades em cada área aparecem em uma única tela como um painel para o usuário. Isso facilita a verificação das necessidades de cada setor.
Além disso, o software de gestão aumenta o nível de segurança dos dados corporativos. Afinal, muitas ferramentas também permitem enviar dados para a nuvem, que geralmente tem um sistema de proteção fiável.
5. Gestão de pessoas
A falha em usar um sistema integrado geralmente resulta em perda de tempo significante na execução de tarefas administrativas. Isso resulta em produtividade diminuída da equipe e eficiência operacional diminuída.
Ao utilizar um sistema ERP, os profissionais passam seu tempo realizando atividades que agregam mais valor à organização, como definir estratégias de vendas, marketing e contratação.
O setor de recursos humanos também têm mais tempo para se dedicar ao atendimento das necessidades de valor dos funcionários, como a criação de planos de carreira e cursos de treinamento.
Assim, os funcionários se sentem mais motivados para realizar suas atividades. Enquanto isso, a empresa utiliza o potencial humano para obter vantagem competitiva e se destacar da concorrência.
6. Integração de setores
Nem sempre os gestores utilizam recursos tecnológicos na gestão e gerenciam as informações do negócio por meio de planilhas do Excel. Apesar de ser uma alternativa bastante difundida, torna-se impraticável quando a empresa cresce ou quer se consolidar no mercado.
Nesse caso, o controle se torna mais difícil, pois o número de dados aumenta e os setores têm mais dificuldades para promover uma comunicação efetiva. Integração de ferramentas para facilitar auditorias de gestores e funcionários da empresa.
Assim, o sistema ERP permite controlar vários departamentos ao mesmo tempo. O setor financeiro, por exemplo, pode acessar informações da área de compras e efetuar pagamentos a fornecedores. O software também facilita a verificação das previsões de vendas.
Especificando o pedido do cliente, as equipes de produção podem planejar as atividades com mais eficiência. Por sua vez, o setor de estoques verifica mais rapidamente se os níveis de itens estão adequados para atender a demanda, por exemplo.
Fica claro, portanto, que essa integração de informações auxilia o gestor a criar análises de negócios mais precisos. O resultado é uma tomada de decisão mais eficaz, que impulsiona o crescimento dos negócios.
7. Diminuição de erros
Usando vários sistemas dentro da empresa isso pode levar a falhas de comunicação entre plataformas e equívocos de dados.
A utilização de um sistema ERP reduz o número de falhas de gestão e registros de dados. Esta solução também evita a necessidade de registrar os mesmos dados em duas partes diferentes, que será usado de forma diferente.
8. Apoio à decisão
Uma gestão de informação mais eficaz pode identificar áreas que requerem mais investimento, bem como estratégias para reduzir custos. Um sistema ERP executa essas tarefas, e também ajuda a detectar falhas de processo e visualizar os principais fatores que causam custos desnecessários.
Da mesma forma, possui recursos que permitem exibir graficamente as principais informações da empresa e facilitar a identificação dos principais indicadores de desempenho, além de configuração para monitoramento automático.
Em suma, os gestores monitoram os KPIs (indicadores-chave de desempenho), analisam e identificam a causa raiz dos problemas e tomam ações corretivas com mais rapidez e eficiência.
Escolha uma empresa de confiança para a implementação de ERP
Por último, mas não menos importante, a escolha da empresa é fundamental, por isso, opte por uma empresa que possui suporte, e que possa atender qualquer problema ou ocorrência com prontidão.
Quem é a NW Software?
Nós, da NW Software, somos especialistas em desenvolvimento, implementação e suporte dessas soluções tecnológicas inovadoras na área de gestão empresarial (ERP), proporcionando um crescimento real e uma maior geração de lucro.
Estamos há mais de 20 anos ajudando na gestão de empresas e indústrias, otimizando tempo e dinheiro ao tornar os processos mais ágeis e eficientes. Nossa metodologia é exclusiva com implementação rápida, segura e com investimento reduzido.
Sabemos que cada empresa, seja micro ou de grande porte, possui particularidades específicas, por isso nossos sistemas podem ser customizados conforme a necessidade do seu negócio. Além disso, nossas soluções possuem uma interface organizada e intuitiva, proporcionando uma navegação rápida e prática.
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