O PDCA – ou Ciclo de Deming – é um método de gestão que tem como foco a melhoria contínua dos processos. Este ciclo é baseado em quatro etapas: planejar, fazer, verificar e agir.
Para se adaptar às mudanças do mercado, obter eficiência, aumentar a produtividade e atender às necessidades dos clientes, as empresas precisam aderir esse método.
O ciclo PDCA é conhecido entre os gerentes há cerca de um século, e ainda é amplamente utilizado, pois contribui significativamente para a otimização dos processos empresariais.
Então, quer entender melhor as etapas desse ciclo e como ele pode ser aplicado no seu negócio? Continue a leitura.
O que é o Ciclo PDCA?
PDCA é uma sigla em inglês para Plan (planejar), Do (fazer), Check (checar) e Act/Adjust (agir ou ajustar).
O conceito PDCA está, portanto, vinculado a um processo de melhoria contínua, que deve ser aplicado nessas quatro etapas, que são realizadas com o objetivo de acelerar e melhorar a qualidade dos produtos ou processos.
O ciclo PDCA é uma ferramenta?
Também chamado de Ciclo de Deming ou Ciclo de Shewhart, o PDCA é uma metodologia que pode ser aplicada a qualquer processo empresarial (ou até mesmo da vida pessoal) que necessite de melhoria constante.
O método PDCA foi desenvolvido na década de 1920 e ganhou destaque na década de 1950, quando o pai da gestão da qualidade, William Edwards Deming, implementou a lógica de planejar/fazer/analisar/corrigir em um grande projeto: a reconstrução da infraestrutura japonesa, após a Segunda Guerra Mundial.
Por que é chamado de ciclo?
Um sistema linear reconhece a última etapa como completada, mas essa não é a lógica do PDCA. Um ciclo de melhoria contínua, como sugerido, é baseado na iteração e empenhos sucessivos para otimizar os processos.
O trabalho do PDCA é repetitivo, ou seja, ao longo do processo, é preciso planejar, executar, mensurar os resultados, analisar, buscar melhorias, colocar em prática e, então, iniciar um novo ciclo.
Como acontece o PDCA?
O que conhecemos hoje como ciclo PDCA começou a se desenvolver na década de 1920. Naquela época, o engenheiro Walter Shewhart criou o Controle Estatístico de Processos (CEP), uma ferramenta de qualidade para prevenir e detectar falhas.
Na década de 1950, esse tipo de controle se tornou mais popular. O professor e matemático americano, William Deming, considerado mestre em gestão da qualidade, aprimorou o CEP.
Consequentemente, o PDCA também é conhecido como método de Shewhart ou método de Deming, devido ao nome dos seus criadores.
A metodologia PDCA foi inicialmente aplicada à gestão da qualidade, mas se difundiu rapidamente.
Na atualidade, é utilizado para agilizar processos, sistemas e organizações, contribuindo para a melhoria contínua da empresa em todas as áreas.
O ciclo PDCA inclui as seguintes etapas sequenciais, que devem ser seguidas, sem pular nenhuma delas:
P: plan ou planejar
O primeiro passo quando se quer otimizar um processo, melhorar uma entrega ou um produto é o planejamento.
É necessário que os objetivos estratégicos da empresa e as expectativas dos clientes estejam alinhados para atender os próximos passos.
- Primeiramente, deve-se fazer um diagnóstico para identificar os problemas existentes, priorizar os que precisam ser melhorados e até descobrir novas oportunidades.
- Junto com o objetivo estipulado, ele deve ser decomposto em metas possíveis e tangíveis. A coleta de dados e informações é importante aqui para que o escopo do trabalho possa ser determinado.
- Com a equipe montada, é hora de colocar o planejamento no papel e criar um plano de ação com atividades a serem realizadas para que os objetivos sejam alcançados; definir prazos e cronograma de execução e designar responsáveis.
- Determine os principais indicadores de desempenho (KPIs), que são métricas que serão analisadas nas etapas a seguir.
D: do ou fazer
É hora de colocar o plano em ação. Para que a equipe consiga atingir o que está descrito no plano é interessante que haja uma formação específica. Durante a execução, tente também coletar dados para que o processo possa ser monitorado e os resultados possam ser medidos. Sempre anote se o resultado é positivo ou negativo.
C: check ou checar
Agora analise os resultados. É importante, nesse momento, ter parâmetros e objetivos quantitativos, para que a melhoria do processo e padrão de qualidade possam ser efetivamente verificadas e comparadas com ciclos anteriores.
Nesta fase, os problemas e fragilidades do processo podem ser identificados e retificados posteriormente.
A: act ou agir
A letra “A” da sigla PDCA também pode significar adjust ou “ajustar” e consiste em ações que devem ser tomadas para corrigir as falhas identificadas na etapa anterior.
Neste momento, é possível destacar soluções para os problemas e, então, iterar o projeto, levando em consideração os novos resultados. Nesta fase, duas situações são possíveis:
Opção 1: Se os resultados esperados foram alcançados, podem ser utilizados como referência para outros processos e setores da empresa, ou outros departamentos, por exemplo.
Opção 2: Caso os resultados não atendam às expectativas, devem ser analisados para que novas soluções sejam achadas.
É importante dizer que o mercado está em constante mudança, inovações e tecnologias são criadas o tempo todo.
Sendo assim, é muito raro que um padrão de trabalho seja finalmente incorporado. Mesmo que a estratégia tenha funcionado, provavelmente há espaço para melhorias, reentrando no ciclo PDCA.
Quando usar o PDCA?
O método pode ser utilizado em qualquer processo, de forma que o negócio esteja sempre em um ciclo de melhoria contínua, para implantação de padrões e eficiências.
Quanto mais iterações, maior o ganho de qualidade e melhor será a entrega ao cliente, aumentando assim a vantagem competitiva.
Você pode usar o PDCA para
Administração da rotina
Padronizando os processos diários da empresa e estabelecendo um patamar de qualidade para as atividades.
Administração da melhoria
Ao estabelecer esse patamar de qualidade, o PDCA pode ser usado para buscar novas adaptações às instabilidades externas, encontrando formas de se diferenciar e se destacar no mercado.
Gerenciamento de rotina
O PDCA ajuda a padronizar os processos do dia a dia da empresa e, também, a definir um patamar de qualidade para essas atividades. Por meio das 4 etapas da metodologia, a organização de todas as atividades se torna mais simples, sempre com alta qualidade.
Dessa forma, a rotina se torna mais produtiva, há maior previsibilidade de resultados, com a proposta de metas mais adaptadas à realidade da empresa. Também é fácil identificar gargalos e sugerir opções de otimização.
Melhoria contínua
O PDCA estabelece esse nível de qualidade, mas está sempre em busca de uma nova adaptação à volatilidade externa, encontrando formas de se diferenciar e se destacar no mercado. Consequentemente, a empresa está comprometida com a melhoria contínua.
Gerenciamento de inventário
As mudanças constantes do mercado exigem das empresas um estoque mais robusto e diversificado, e isso demanda uma gestão mais completa e organizada.
Com a metodologia PDCA, é possível otimizar situações como reposição de estoque e giro de produtos com base nas vendas, otimizando toda a logística da organização.
Agronegócio
O setor do agronegócio se beneficia com novas tecnologias, mas por si só não garante a excelência que o mercado exige. O PDCA é uma ferramenta perfeita para esse ramo.
Através do PDCA, é possível planejar a operação de compra de insumos, contratação de mão de obra e meta de produção. Esse planejamento deve ser realizado de forma eficiente, com acompanhamento de perto por um gestor.
Ao final, é importante verificar a qualidade da safra e implementar novas ações, se necessário, garantindo mais qualidade na produção agrícola e nos produtos que chegam ao prato do consumidor.
Pesquisas e estudos
E nem só na esfera corporativa é possível ver os resultados dessa metodologia. O PDCA também pode ser usado para treinamento, pois é uma ferramenta para melhorar as rotinas e aprimorar o trabalho.
Estabeleça suas metas de estudo e a metodologia de estudo, priorizando quais disciplinas devem ser estudadas e quais são os conteúdos iniciais, médios e especializados.
Estude as disciplinas especificadas, siga o plano em prática e registre o que aprender. Lembre-se de analisar os resultados testando e aprimorando continuamente essa rotina.
PDCA: Exemplo
Para tornar o significado do PDCA mais claro, podemos simplesmente dar um exemplo de um problema que o PDCA é capaz de resolver, veja a seguir.
Desenvolvimento de novas embalagens de shampoo
Imagine que você é o gestor de uma empresa de cosméticos e recebe a notificação de que os clientes estão insatisfeitos com a embalagem, porque parte do produto é desperdiçada. Para resolver o problema, você decide usar a metodologia PDCA:
- Você reúne todas as equipes de desenvolvimento de produtos, equipes de P&D e coleta as informações trazidas pelo time de atendimento.
Consequentemente, você decide planejar novas embalagens que atendam às expectativas dos clientes e evitem o desperdício.
- Com um plano de ação definido pela equipe, com prazos, metas e responsáveis, passa-se à produção de fato de uma nova embalagem.
- Com os dados coletados na fábrica, como por exemplo: valor de matéria-prima utilizada, tempo de produção e outros, a equipe de controle processa e verifica os resultados. A nova embalagem é lançada e novos feedbacks são coletados dos clientes para saber se ela atende as expectativas.
- Com todas as informações reunidas (produção, custos e feedbacks), analisa-se o desempenho e novas soluções são sugeridas para mais um aprimoramento, sendo assim, o PDCA começa um novo ciclo.
Então, que tal implementar o PDCA ao seu negócio? Caso queira saber mais sobre outras metodologias de gestão confira também o Kanban.
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