Se numa empresa há muitos produtos em estoque, significa que há um acúmulo de produtos que deveriam estar no mercado, mas não estão.
Igualmente, se uma empresa está em falta de alguns produtos, quer dizer que não está sendo capaz de suprir a demanda de que seus clientes necessitam.
Assim, como fazer com que a produção seja equilibrada para que não se chegue a nenhum destes cenários?
Uma resposta simples e direta pode ser: com o sistema Kanban.
O que é o Kanban?
O nome Kanban é de origem japonesa, em que Kan significa “placa” e Ban significa “quadro”. Seu conceito consiste em um método ágil e visual, muito utilizado para controlar o fluxo de trabalho. Serve para equilibrar processos e limitar a quantidade de tarefas.
O Kanban pode ser traduzido como um sistema ágil e visual cujas funções são estabelecer equilíbrio entre o estoque e a demanda e instituir a gestão de tarefas.
Trata-se de um sistema de gestão de estoque e controle de tarefas que também recebe o nome de “gestão visual”, por conta dos cartões coloridos que são utilizados na sua execução.
Esse método é usado há décadas no Brasil, não apenas na indústria, mas em diversos tipos de empreendimentos. Toda empresa ou projeto que deseje alcançar um nível de excelência pode utilizar o Kanban.
Originário no setor de produção, o Kanban se tornou o queridinho dos desenvolvedores de software. Mas, recentemente, começou a ser utilizado por negócios de todas as áreas.
O Kanban é parte essencial de uma gestão de projetos eficiente, propiciando uma abordagem simples, direta e eficiente para a administração de demandas.
É considerado um método revolucionário, e propõe um olhar mais construtivo, mais ativo sobre a resolução de tarefas. O sistema Kanban está presente na estrutura de aplicativos de gestão famosos no mundo todo, afinal, é famoso por ser um método simples de usar e que apresenta resultados rápidos.
Para que serve o Kanban?
O Kanban é ótimo para a gestão de estoque, de tarefas e para o gerenciamento de projetos.
Pode-se dizer que o Kanban tem, basicamente, três principais funções:
- Gerenciar fluxos de trabalho;
- Equilibrar processos;
- Limitar a quantidade de trabalho.
Como e quando surgiu o Kanban?
O Kanban é mais antigo do que você imagina, e percorreu um longo caminho até se tornar a metodologia ágil que hoje está presente em empresas e projetos do mundo todo.
A história do Kanban começa lá no século 14, quando o Japão entrou em um período de estabilidade e crescimento econômico.
Com o crescimento da economia japonesa, as ruas começaram a ficar cheias de pessoas transitando fazendo compras. Os lojistas começaram a fazer placas personalizadas – as KanBans – para chamar a atenção dos clientes.
Assim, a produção de placas evoluiu e se tornou uma característica marcante da época, uma vez que os designers começaram a competir entre si para ver quem fazia o melhor design de placa.
Desta maneira, uma peixaria teria uma incrível placa de venda de peixes, assim como um alfaiate teria uma placa perfeita.
Mas, você deve estar se questionando: o que estas placas têm a ver com o Kanban moderno?
Bem, assim como ele, as placas executavam muito bem a missão de comunicar seu conteúdo de forma clara e direta.
Foi somente na década de 1953, numa viagem aos Estados Unidos, que o engenheiro japonês diretor da Toyota, Taiichi Ohno criou o método Kanban.
Na viagem, Ohno foi fazer um benchmark com a Ford e conhecer o sistema de produção em massa conhecido com Fordismo.
Na viagem, Ohno constatou que o Fordismo era baseado no sistema “Empurrada”, o que faz com que se tenha muito estoque, desperdício, necessidade de investimento em infraestrutura, maquinário, etc. Ohno constatou, então, que o modelo não serviria para o Japão pós guerra, que sofria com a escassez de produtos.
Visitando a cidade, foi conhecer um supermercado, onde reparou que as prateleiras eram repostas assim que os produtos eram levados pelos clientes. Foi então que teve a grande ideia do Sistema “Puxado”, em que o cliente pegava o produto e o estoquista fazia a reposição, evitando, assim, a necessidade de estoque grandes e o desperdício.
Quando voltou ao Japão, Ohno passou a usar cartões de papel para sinalizar e rastrear as demandas em sua fábrica, batizando o método de Kanban.
Os cartões Kanban eram anexados em cada produto acabado e, após o mesmo ser vendido, os cartões voltavam para a linha de produção.
Os colaboradores só poderiam trabalhar em um novo item quando o cartão sinalizando uma demanda voltava para eles e apenas quando o número de cartões Kanban pendentes atingia um limite definido.
Deste modo, cada material utilizado ao longo da produção também tinha seu próprio cartão Kanban anexado, de maneira que o sinal de demanda fluía por toda a cadeia de produção, terminando em fornecedores externos.
O poder do Kanban foi tão grande que a Toyota deixou de operar no prejuízo e se tornou a gigante que é hoje.
Entre 2003 e 2008, surgiu o Kanban para a indústria de software.
Afinal, à medida que o Sistema Toyota de Produção, o Kanban, ganhava popularidade, líderes de diversos segmentos tentavam aplicar seus ensinamentos básicos ao seu trabalho.
Onde e como o Kanban pode ser aplicado?
Atualmente, o Kanban ultrapassou os limites da indústria e é utilizado também por equipes de marketing, prestação de serviços e muitas outras.
Para implementar o Kanban em sua empresa, pode-se dividir o processo em quatro etapas:
1. Preparar a equipe
Este é o momento de reunir sua equipe e explicar como funciona o novo sistema de cartões e colunas para gerenciamento de tarefas.
2. Mapear os processos
Neste momento, é importante mapear todos os processos que são executados pela sua equipe, para então ver quais e quantas colunas são necessárias para traduzir todos os status pelos quais as tarefas vão passar.
3. Definir esquemas de cores e priorização
Para alinhar a comunicação entre a equipe é fundamental estabelecer um esquema de priorização, em outras palavras: como sinalizar que uma tarefa precisa ser entregue urgentemente? Tal esquema pode ser feito por cores ou com uma coluna própria para isso. Aliás, é importante alinhar qual será o papel de cada cor no seu quadro Kanban.
4. Avaliar para melhorar
Assim como toda nova metodologia, o Kanban pode gerar dúvidas e trazer grandes desafios à sua equipe. Por isso, é muito importante fazer sempre a avaliação do uso da metodologia, para se certificar dos pontos que estão funcionando e daqueles que precisam ser melhorados.
Como um sistema ERP pode te ajudar a implementar o Kanban?
Com um sistema ERP sua empresa se posiciona para o crescimento. Da mesma forma que a utilização do Kanban ajuda na organização e melhora dos fluxos de trabalho do seu negócio, um ERP também o fará.
Além disso, um ERP poderá fornecer dados apurados para tomada de decisão e gerenciamento dos cartões no quadro do Kanban.
Aliás, um sistema ERP poderá agilizar toda a sua produção e, se associada ao Kanban, representará uma revolução ainda maior na sua empresa.
Converse com a NW Software para entender melhor como um sistema ERP pode ajudar você a sair na frente da concorrência e se posicionar melhor no mercado.
