O termo back office, em tradução livre do inglês, significa retaguarda. No mundo dos negócios, é a partir deste conceito que o gestor busca corrigir erros na operação que possam afetar os resultados.
Em contraponto ao front office, ele trata-se de um suporte operacional para gestão do negócio, e dentro desta gestão estão funções importantíssimas, como RH, limpeza, contabilidade, jurídico, comercial, TI, entre outras.
Entenda o que é e como funciona
Em uma empresa, os setores devem sempre pensar na comunicação entre o administrativo, o estoque, a logística e o financeiro. Contudo, quando algum processo falha, ou alguma atitude fora do previsto precisa ser tomada, é hora de acionar uma operação de retaguarda.
Com isto, busca-se garantir a qualidade do trabalho ao cliente, mesmo numa situação adversa.
Em outras palavras, o back office é como uma retaguarda para resolver problemas de forma imediata. Sendo assim, é possível que todos os setores de uma empresa sejam considerados parte da retaguarda, no sentido de dar suporte à mesma quando necessário.
Para aqueles que desempenham funções indiretas e têm atividade ligada ao suporte operacional, o back office é o lugar certo.
Ao analisar a situação de uma loja de roupas, existem as pessoas que trabalham no caixa, os auxiliares e aqueles que fazem atendimentos aos clientes. Todas essas pessoas estão em contato constante com o cliente. Aqueles que trabalham atrás dos bastidores, como estoquistas, ou o pessoal da limpeza, são parte da retaguarda.
O pessoal de recursos humanos, que trabalha fazendo os pagamentos dos funcionários, também atuam no back office, assim como os profissionais do jurídico da empresa e o seu marketing.
Além destes, existem ainda a área de logística, o administrativo e demais setores que não estão em contato direto com o cliente mas que são essenciais para o funcionamento do negócio.
Back office no TI
Na área de tecnologia da informação, o back office representa o núcleo do sistema, as instruções que o próprio sistema gerencia e que não são atributos do usuário final.
Com tarefas muito específicas e importantes, o back office coordena as atividades necessárias ao usuário, fazendo o gerenciamento de operações, seja de uma empresa grande, de uma loja pequena ou até mesmo de um website.
Tamanha é a importância do back office no mundo informatizado, especialmente no universo da tecnologia da informação, que já existe até mesmo um profissional específico para atuar nesta área: é o Analista de back office.
Um analista de back office faz a análise dos processos internos do sistema, cria os relatórios operacionais e gerenciais, dá o tratamento necessário às reclamações ou solicitações de clientes e faz todo o serviço de suporte aos funcionários do front office.
Front office é o termo utilizado para denominar aqueles funcionários que estão diretamente em contato com o cliente, como os vendedores da loja, por exemplo.
Sendo assim, o back office assume papel de suporte ao front office.
Especialmente em empresas que possuem um sistema ERP – ou seja, praticamente todas – o papel do back office é fundamental, pois ali estarão alocados os colaboradores imprescindíveis para que o sistema funcione corretamente.
Benefícios de uma gestão de back office automatizada
Gerir uma equipe, ao contrário do que algumas pessoas pensam, não se trata de um trabalho fácil.
Em uma empresa, existem diversos setores, e, como já vimos, eles podem ser divididos em back office e front office.
O front office representa todos aqueles o core business do negócio e aqueles funcionários que estão diretamente ligados ao contato com o cliente.
Já o back office é representado por setores como:
- Administrativo;
- Recursos Humanos;
- Financeiro;
- Jurídico;
- Limpeza;
- Informática/TI.
Para o bom funcionamento da empresa, é preciso que tanto o front quanto o back office funcionem em harmonia e gerando bons resultados.
Sendo assim, podemos citar alguns benefícios do back office, sendo eles a boa gestão da empresa ou do escritório, com o setor administrativo organizando toda a papelada.
Importante citar também o benefício do setor de RH, que faz desde a contratação até a demissão de funcionários, passando pela pesquisa e processos seletivos.
O setor jurídico também providencia um grande benefício ao fazer parte do back office, pois trata de todas as questões legais da empresa.
Outro benefício da equipe de back office é, indiscutivelmente, o do time de limpeza.
Afinal, apesar de a pandemia ter acelerado os processos de home office, a grande maioria das pessoas ainda trabalha em local físico, que demanda uma grande atenção para ser mantido limpo e habitável.
O benefício do time de informática é um dos principais, pois está diretamente ligado ao sistema ERP que a empresa utiliza, o que é fundamental para seu funcionamento.
Aliás, os controles de gestão manuais acabam possibilitando maiores chances de falhas humanas, mas para combater este tipo de falha, contamos com o apoio da tecnologia, uma ferramenta do nosso tempo que coloca à nossa disposição o sistema ERP para tornar o trabalho mais dinâmico e mais assertivo.
Falhas prejudicam o processo e acabam interferindo nos resultados desejados.
Sendo assim, a melhor saída para organizar bem a equipe de back office é automatizar os processos de gestão.
As equipes de retaguarda não podem depender apenas de planos e de suposições, precisam, em sua maioria, de dados para trabalhar de forma eficaz.
E, para isso, nada melhor do que o sistema da NW Software.
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