Com o avanço da tecnologia, o modo de administrar e cuidar dos processos de uma empresa também evoluiu.
Atualmente muitas empresas e lojas de varejo utilizam sistemas ERP para concentrar todos os dados das operações e processos num mesmo local, assim todos os gestores, executivos e pessoas em cargos de responsabilidade conseguem saber exatamente todas as tarefas que são executadas em tempo real.
ERP é a abreviação de “Enterprise Resource Planning”, numa tradução livre significa Planejamento de Recursos da Empresa. Logo, é um software que te ajuda na gestão dos processos e recursos da sua empresa, e também aumenta muito a eficiência operacional através da otimização de processos e fornecimento de dados específicos.
Como funciona um ERP?
Um sistema ERP trabalha com vários módulos integrados que se comunicam entre si e compartilham o mesmo banco de dados, e pode ser adquirido com uma assinatura, funcionando nas nuvens, ou nas máquinas da empresa através de uma licença de software.
Cada módulo de um ERP é desenvolvido para um setor específico dentro de uma empresa, a partir do compartilhamento de dados é que consegue fornecer as informações e gerar relatórios de acordo com as necessidades e prioridades de cada negócio.
É um sistema também flexível, oferece diferentes possibilidades de requisições para cada setor e pode ser acessado por vários aparelhos diferentes, caso seja necessário.
Os diferentes módulos de um sistema ERP captam os dados fornecidos, por exemplo, pelo setor administrativo, setores de produção, RH e deixa tudo isso disponível a um clique de distância. Isso economiza muitas horas de consultas manuais a cada setor, ou ligações para cada setor para saber detalhes pontuais do andamento dos seus processos.
Por que um ERP é importante para pequenas empresas?
Um sistema ERP numa pequena empresa poupa o tempo que seria gasto em muitos processos, fazendo-os de forma automatizada, logo, economizando o tempo que seria gasto nestas tarefas, como por exemplo: cálculo de salários, de contas a pagar e receber, controle de faltas de funcionários e controle de estoque.
A comunicação entre os setores se torna muito mais rápida e eficaz a partir da disposição dos dados com acesso rápido, o que não toma tempo do gestor de cada local diferente ficar indo buscar informação, ou informando a mesma coisa aos outros colaboradores. Já fica tudo disponível no ERP.
Como um sistema ERP melhora a eficiência operacional nas pequenas empresas?
Com a utilização dos sistemas ERP as pequenas empresas começam a otimizar os seus processos de produção e administração, de modo que com uma organização melhor e mais rápida dos seus dados, consegue se preparar para atender às necessidades do mercado.
A melhora da eficiência operacional em pequenas empresas através de um ERP é possível a partir dos processos realizados pelo sistema. Vejamos a seguir quais são os processos de um sistema ERP:
1- Automação de processos administrativos
Um sistema ERP é capaz de automatizar vários processos administrativos numa empresa grande ou pequena.
Por exemplo, o controle da jornada de trabalho, no qual é necessário calcular horas trabalhadas, registros de ponto, horas extras, faltas, faltas compensadas, verificar atestados médicos, etc, pode ser feito em poucos minutos, até mesmo segundos por um ERP.
A automatização de processos administrativos proporciona à empresa muito mais controle, segurança e ausência de erros humanos que poderiam gerar prejuízos. Existe muito mais precisão nos dados processados e também segurança das informações registradas. Os acessos são controlados e qualquer tentativa de login desconhecido é bloqueada.
2- Redução de custos
Através da automatização das atividades operacionais, os atrasos e interrupções são extintos. Já que o sistema fará grande parte destas atividades, não precisará pagar colaboradores para realizá-las.
Como o sistema fará as atividades de gestão e cálculos que seriam tarefa de RH ou setor administrativo, reduzirá a contratação de novos funcionários para estas áreas, logo, menos custos mensais para a empresa.
3- Gestão de pessoas
Todo o processo burocrático relacionado à gestão de pessoas pode ser feito pelo sistema ERP. Desde armazenamento de documentos, banco de currículos, gestão de folhas de pagamento e outras tarefas, contando com uma gestão à prova de erros humanos e assertiva, lhe poupando muitas horas de trabalho.
Deste modo, a tarefa de atrair novos colaboradores, fazer gestão deles e também auxiliar no crescimento profissional de cada um fica muito mais facilitada.
4- Maior produtividade
A produtividade de uma pequena empresa melhora muito ao utilizar um sistema ERP, tanto da empresa em geral, como de cada funcionário individualmente. Isso ocorre por não desperdiçar tempo e esforço com tarefas rotineiras, já que o sistema as executa em alguns segundos.
Um exemplo de tarefas que tomam muito tempo é a inserção dos mesmos dados várias vezes ao dia em sistemas diferentes, já que o ERP integra seus módulos para comunicarem entre si, então as informações de vários departamentos já ficam ali a disposição após serem inseridas uma única vez.
5- Reduz erros operacionais
A partir da diminuição da inserção de mesmos dados, estes erros são muito mais reduzidos, já que o sistema é capaz de inseri-los automaticamente em algum processo ou necessidade da empresa.
6- Melhor comunicação
Em qualquer negócio, a comunicação interna é muito importante. E numa pequena empresa não é diferente.
A comunicação numa pequena empresa que utiliza um sistema ERP se torna muito mais rápida e eficiente, facilitando as tomadas de decisão e resolução de problemas que possam ocorrer no dia a dia da empresa.
Através do sistema com todos os colaboradores tendo acesso às informações relativas ao processo que trabalha dentro da empresa torna qualquer trabalho mais rápido para ser executado, já que em caso de dúvida consegue ter uma resposta rápida.
7- Controle de estoque para varejo
O controle de estoque para os varejos é fundamental para manter a loja sempre abastecida de nunca faltar produtos para os clientes. Ao configurar uma quantidade de estoque mínimo e máximo, o sistema já te alerta quando algum produto estiver com o estoque baixo para que peça reposição a tempo de não faltar.
Ao deixar esta tarefa para um sistema executar, conseguirá administrar o seu negócio com muito mais tranquilidade, sabendo que não deixará de atender alguém por falta de um ou outro produto específico.
Como escolher um sistema ERP para pequena empresa?
Se você possui uma pequena empresa ou varejo e sente a necessidade de começar a usar um sistema ERP, fique atento ao que deve avaliar para escolher um sistema que atenda às suas necessidades.
A solução ERP a ser contratada deve ser adequada à sua necessidade, existem soluções na nuvem que podem se adequar tanto a empresas grandes como pequenas. Pesquise quais são as soluções em sistema ERP que podem te ajudar a crescer e caibam no seu orçamento.
Procure por um sistema que seja fácil de usar, e que tenha boa responsividade de modo que seus colaboradores consigam utilizar e acessar o que precisam sem dificuldades, e que possam acessar de qualquer dispositivo portátil, facilitando também o caso de ter colaboradores na modalidade home office.
Quem é a NW Software?
Nós, da NW Software, somos especialistas em desenvolvimento, implementação e suporte dessas soluções tecnológicas inovadoras na área de gestão empresarial (ERP), proporcionando um crescimento real e uma maior geração de lucro.
Estamos há mais de 20 anos ajudando na gestão de empresas e indústrias, otimizando tempo e dinheiro ao tornar os processos mais ágeis e eficientes. Nossa metodologia é exclusiva com implementação rápida, segura e com investimento reduzido.
Sabemos que cada empresa, seja micro ou de grande porte, possui particularidades específicas, por isso nossos sistemas podem ser customizados conforme a necessidade do seu negócio. Além disso, nossas soluções possuem uma interface organizada e intuitiva, proporcionando uma navegação rápida e prática.
Por isso, reforçamos, conte com a NW Software para tornar os processos de gestão da sua empresa mais ágeis e eficientes e operacionais!
