Você sabe como aplicar o 5S no ambiente de trabalho?
Se você trabalha com processos de qualidade ou melhoria contínua de processos, já sabe o que é 5S. Mas você sabe como implementar o ele no dia a dia da sua empresa?
Apesar de simples, a implementação passo a passo do 5S pode exigir mudanças físicas nas estruturas da empresa e treinamento de funcionários e gestores para operarem de forma correta a metodologia 5S.
A implementação completa do conceito 5S pode levar algum tempo, mas haverá benefícios significativos para todo o processo.
Confira um guia simples e prático de como aplicar o 5S no dia a dia do seu trabalho:
Como surgiu a metodologia 5s?
A metodologia 5S nasceu no Japão após o fim da Segunda Guerra Mundial. Este foi um período de reconstrução nacional em que as indústrias japonesas foram reestruturadas com base em princípios americanos aprimorados de controle de qualidade.
Assim surgiu a definição japonesa de qualidade, também chamada de Controle de Qualidade Total (CQT). Inicialmente, o 5S consistia em gerenciar processos para garantir a qualidade do produto final, suprimir desperdícios e resolver problemas.
No entanto, por ser simples, eficiente e de fácil aplicação, a metodologia foi estendida e utilizada em diferentes contextos corporativos e individuais. Hoje é aplicado em empresas, manufaturas, escolas e no dia a dia dos indivíduos.
O que significa cada S?
As cinco palavras japonesas cujas iniciais formam o nome da metodologia foram traduzidas para o português como “sensos”.
A filosofia dos 5s busca promover o senso de utilização, senso de organização, senso de limpeza, senso de saúde e senso de disciplina no ambiente de trabalho.
- Seiri – Senso de utilização
- Seiton – Senso de organização
- Seiso – Senso de limpeza
- Seiketsu – Senso de padronização e saúde
- Shitsuke – Senso de disciplina
Como implantar 5s em 5 etapas
Os mais diversos tipos de negócios podem aplicar o 5S para otimizar as áreas de empresários do dia a dia e tornar os processos mais eficientes.
As empresas que frequentemente pesquisam como implementar o 5S são:
- fábricas;
- escritórios;
- órgãos públicos;
- grandes organizações multinacionais.
1. Revise o processo atual antes de implementar o 5S no ambiente de trabalho
Como o 5S trata-se da organização e otimização de processos e setores, é importante entender diariamente todas as áreas da empresa e identificar onde existe um gargalo que atrasa a produtividade e a excelência de cada prática empresarial.
Por exemplo, ter seus documentos, sejam eles físicos ou digitais, pergunta-se como essa decisão aconteceu. Identifique quais são os padrões seguidos hoje, e veja se isso funciona ou precisa ser melhorado.
2. Treina a equipe para usar o 5S no ambiente de trabalho
Para implementar o 5S, é necessário fornecer treinamento no uso das ferramentas da qualidade não apenas para os gestores, mas para todos os colaboradores.
O 5S é uma metodologia aplicada em grupo, o que significa que exige a participação de todos os colaboradores da empresa.
Os colaboradores devem ter a responsabilidade de organizar e manter sua própria organização.
No entanto, seguir os processos organizacionais nem sempre é divertido. Consequentemente, sua equipe deve receber treinamento que permita que eles saibam o que é 5S, e o que eles alcançarão participando da “nova política” que sua empresa está adotando.
3. Coloque em prática no ambiente
Uma vez que todos estejam envolvidos e bem treinados, é hora de começar a trabalhar e organizar toda a empresa.
Comece revirando todas as gavetas, armários e mesas. Assim como você precisa esvaziar o armário em casa para armazená-lo, terá que fazer o mesmo dentro da sua empresa.
Organize tudo no lugar da forma mais eficiente possível. Use etiquetas para ver o que há em cada caixa. Assim, todos sabem o que está dentro de cada slot de armazenamento, sem precisar abri-lo. Também é fácil lembrar onde armazená-lo após o uso.
Se possível, opte por caixas transparentes.
4. Estabeleça uma organização oficial
Após a primeira fase organizacional, é importante criar padrões que organizam a estrutura da empresa de forma que antigos ou novos funcionários saibam como organizar cada coisa. Estabeleça:
- organogramas;
- fluxogramas;
- manual de procedimentos;
- diagramas;
- cronogramas de atividades com a periodicidade que devem obedecer.
5. Manutenção
Manutenção e monitoramento são termos que não podem ser excluídos do vocabulário dos gestores da qualidade e das diretorias das empresas que decidem aplicar o 5S.
Você não quer perder tudo que construí até, não é mesmo?
Por isso, certifique-se de que a organização criada está sendo cumprida e, principalmente, verifique se ela contribui para o objetivo final do 5S: proporcionar mais produtividade para a empresa e menos perda de tempo.
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